Política de Privacidade
1 – Enquadramento
A presente Política de Privacidade estabelece o compromisso de cada uma das sociedades do universo VIGENTGROUP, com os seus stakeholders (e.g. clientes, colaboradores, fornecedores, acionistas e investidores) na proteção dos dados pessoais de que é responsável, pretendendo contribuir para reforçar e consolidar a relação de confiança e proximidade que tem com eles, através da comunicação clara e transparente do que faz com esses dados e de quais os direitos que reconhece aos respetivos titulares e como podem exercê‐los.
O VIGENTGROUP atua no estrito cumprimento dos princípios descritos nesta política, do Regulamento (UE) 2016/679 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e da legislação de proteção de dados aplicável, em todas as atividades de tratamento de dados pessoais da sua responsabilidade.
A Política de Privacidade está enquadrada no corpo normativo de proteção de dados pessoais do VIGENTGROUP, que inclui normas e procedimentos para a gestão da segurança e privacidade dos dados pessoais.
O VIGENTGROUP trata dados pessoais através de vários meios operacionais e técnicos para suporte às atividades dos seus processos de negócio.
A- Objetivos
A Política de Privacidade, como instrumento de comunicação, tem como principais objetivos:
– Reforçar e consolidar a relação de confiança e proximidade do VIGENTGROUP com todos os seus stakeholders;
– Demonstrar transparência sobre as finalidades e as atividades de tratamento realizadas pelo VIGENTGROUP, bem como sobre os prazos de retenção dos dados pessoais nelas envolvidos;
– Informar os titulares dos dados pessoais dos seus direitos em relação à proteção dos mesmos e como podem exercê‐los;
– Informar os titulares dos dados pessoais quem são os responsáveis do VIGENTGROUP a quem se podem dirigir para exercer os seus direitos ou esclarecer como são tratados os seus dados pessoais.
B – Âmbito de aplicação
A Política de Privacidade aplica‐se exclusivamente ao tratamento de dados pessoais efetuados pelo VIGENTGROUP, no contexto das finalidades previstas.
Para efeitos desta política considera‐se dado pessoal qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados).
É identificável o titular dos dados que possa ser identificado direta ou indiretamente, nomeadamente através de um número de identificação ou através de características específicas da sua identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social.
C – Manutenção, comunicação e aplicação da política
A Política de Privacidade deve ser revista anualmente quando existir uma alteração de circunstâncias e sempre que existam alterações legislativas, para validar que se mantém atual e adequada face aos regulamentos e leis aplicáveis. As propostas de revisão da política e a supervisão da sua aplicação e cumprimento são da responsabilidade do órgão de administração competente do VIGENTGROUP.
Esta política deve ser do conhecimento de todos os colaboradores do VIGENTGROUP e deve ser disponibilizada aos seus stakeholders, sempre que esteja em causa o tratamento dos seus dados pessoais, através dos canais adequados, nomeadamente na página da internet do VIGENTGROUP.
2 – Conteúdo da Política de Privacidade
a – O Nosso Compromisso de Privacidade
O VIGENTGROUP funciona com base na confiança e na transparência. Este compromisso transpõe‐se para a relação do dia‐a‐dia com os nossos clientes, colaboradores e fornecedores e outros stakeholders.
A privacidade e a segurança dos dados que nos confia são para nós uma prioridade.
É nosso compromisso apenas recolher, armazenar, processar, transmitir ou eliminar os seus dados pessoais com transparência e que sejam essenciais para o relacionamento mantido.
Vamos informá‐lo de como utilizamos os seus dados pessoais e para que objetivos, com a garantia de que recolhemos, partilhamos e guardamos os seus dados pessoais tendo como referência as melhores práticas no domínio da segurança e da proteção dos dados pessoais.
Quando os seus dados pessoais são recolhidos, armazenados, processados, transmitidos ou eliminados por outras entidades, exigimos o mesmo nível de privacidade e segurança.
Queremos que se sinta confiante que os seus dados pessoais estão seguros connosco, pois estaremos sempre comprometidos em proteger a sua privacidade, e assumimos com grande seriedade e empenho as nossas responsabilidades no que respeita à proteção dos seus dados pessoais.
Sempre que tiver qualquer dúvida sobre a utilização que fazemos dos seus dados pessoais, estaremos disponíveis para o ajudar através do e‐mail dataprotection@vigent.pt
b – Quem é Responsável pelos Seus Dados Pessoais
A sociedade acima identificada a quem facultou os seus dados pessoais é a responsável pelo tratamento dos mesmos nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e da legislação complementar sobre proteção de dados pessoais em vigor em países em que opera.
Cada uma das sociedades acima identificadas faz parte do VIGENTGROUP pelo que os seus dados pessoais poderão ser transmitidos e processados por qualquer das sociedades pertencentes a esse Grupo.
c – Dados Pessoais que Podemos Recolher
Nesta Política de Privacidade, o termo “Dados Pessoais” significa o conjunto de informações que se relacionam consigo e que nos permite identifica‐lo(a), direta ou indiretamente. Os seus dados pessoais podem incluir, por exemplo, o seu nome, o seu número de identificação fiscal e os seus contactos (físicos e/ou eletrónicos).
Poderemos ainda receber os seus dados pessoais de outras empresas, nomeadamente quando estas os recolhem, processam ou armazenam no âmbito de um contrato de prestação de serviços.
d – Como e Porque Utilizamos os seus Dados Pessoais
Usamos os seus dados pessoais na medida estritamente necessária ao vínculo em vigor.
e – Durante Quanto Tempo Conservamos os seus Dados Pessoais
Conservamos os seus dados pessoais apenas durante o período que for necessário para cumprir os objetivos definidos no âmbito do relacionamento mantido e no cumprimento da lei.
Uma vez atingido o prazo máximo de conservação, os seus dados pessoais serão anonimizados ou destruídos/eliminados de forma segura.
f – Com Quem Podemos Partilhar os seus Dados Pessoais
Em alguns casos podemos divulgar os seus dados pessoais a outras entidades, no âmbito de serviços prestados por estas. Nesses casos, exigimos que tenham em vigor as medidas de segurança adequadas para proteger os seus dados pessoais.
Quando exigido por lei, poderemos ter que divulgar os seus dados pessoais a autoridades ou terceiros.
No caso de transferência ou acesso aos seus dados pessoais por empresa do VIGENTGROUP a fornecedores ou prestadores de serviços sediados fora da União Europeia, garantimos que os seus dados pessoais sejam tratados de acordo com medidas de segurança e proteção apropriadas, compatíveis com as que utilizamos.
g – Como Pode Exercer os seus Direitos de Proteção de Dados Pessoais
Em determinadas circunstâncias, tem o direito de aceder ou de nos solicitar:
- Informação adicional sobre a utilização que fazemos dos seus dados pessoais;
- Os seus dados pessoais;
- Que transmitamos os seus dados pessoais que nos forneceu a outra entidade;
- A atualização dos seus dados pessoais;
- O apagamento dos seus dados pessoais;
- A oposição ao tratamento dos seus dados pessoais;
- A limitação da forma como utilizamos os seus dados pessoais enquanto os corrigimos ou esclarecemos eventuais dúvidas sobre o seu conteúdo ou sobre a utilização que deles fazemos;
- A disponibilização de um canal para que possa contestar decisões que tenham tido por base os seus dados pessoais.
Tem ainda o direito de retirar ou alterar, a qualquer momento, o consentimento que nos tenha dado para utilizarmos os seus dados pessoais.
O exercício destes direitos é excecionado quando os seus dados pessoais são utilizados para salvaguarda do interesse público, nomeadamente em casos de deteção e prevenção de crimes, ou quando os mesmos estão sujeitos a sigilo profissional.
Para exercer os seus direitos de proteção de dados pessoais ou sempre que tenha alguma questão sobre a utilização que fazemos dos seus dados pessoais deverá contactar‐nos através do e‐mail: dataprotection@vigent.pt
Caso esteja insatisfeito com a forma como utilizamos os seus dados pessoais ou com a nossa resposta à sua solicitação de exercício dos seus direitos, poderá apresentar reclamação a uma autoridade de controlo competente.
h – Como Protegemos os seus Dados Pessoais
O VIGENTGROUP dispõe de uma diversidade de medidas de segurança da informação, alinhadas com as melhores práticas nacionais e internacionais, de modo a proteger os seus dados pessoais, incluindo controlos tecnológicos, medidas administrativas, técnicas, físicas e procedimentos que garantem a proteção dos seus dados pessoais, impedindo a sua utilização indevida, o acesso e divulgação não autorizada, a sua perda, a sua alteração indevida ou inadvertida, ou a sua destruição não autorizada. Assumimos em matéria de segurança da informação o mesmo compromisso de melhoria contínua pelo qual nos pautamos na nossa atividade diária.
Entre outras, destacamos as seguintes medidas:
- Acesso restrito aos seus dados pessoais apenas por quem deles necessita para os objetivos que nos propusemos acima;
- Armazenamento e transferência de dados pessoais apenas de forma segura;
- Proteção dos sistemas de informação através de dispositivos que impeçam o acesso não autorizado aos seus dados pessoais;
- Implementação de mecanismos que garantem a salvaguarda da integridade e da qualidade dos seus dados pessoais;
- Monitorização permanente dos sistemas de informação, com o objetivo de prevenir, detetar e impedir o uso indevido dos seus dados pessoais;
- Redundância de equipamentos de armazenamento, processamento e comunicação de dados pessoais, para evitar perda de disponibilidade;
- Quando exigido por lei, poderemos ter que divulgar os seus dados pessoais a autoridades ou terceiros, sendo que nesses casos o nosso controlo sobre como são protegidos os seus dados pessoais é limitado.
j – Atualizações a esta Política de Privacidade
Esta Política de Privacidade pode ser oportunamente atualizada, o que será objeto de divulgação através dos canais adequados, nomeadamente da página da internet do VIGENTGROUP.